Il check-up aziendale, un indispensabile strumento conoscitivo dell’azienda 2^ parte
 
 
 
Il check-up gestionale


Lo svolgimento di un’attività di check-up sulla gestione complessiva implica un’analisi delle diverse aree gestionali dell’azienda; queste possono essere individuate nelle funzioni, nelle divisioni, nelle attività creatrici di valore e in ogni altra unità organizzativa che si voglia individuare all’interno dell’azienda.
Di seguito, passeremo in rassegna le diverse aree di gestione, per segnalare alcune variabili che riteniamo sia utile tenere sotto controllo.

AREA GESTIONE MAGAZZINO

Si dovranno controllare;
gli ordini di acquisto delle materie prime;
l’entrata di tali materie prime nel magazzino;
la gestione delle scorte in magazzino e la loro anzianità;
la movimentazione dei beni acquistati, verificando che il processo produttivo abbia linearità.

AREA PRODUZIONE

Si rileverà l’analisi della capacità produttiva delle immobilizzazioni detenute e, in particolare, si studierà il ciclo produttivo, verificando le modalità di utilizzo delle materie prime da inserire nel ciclo. Si dovrà, poi, verificare se il personale sia o meno in eccesso rispetto ai volumi prodotti.

AREA COMMERCIALE

Merita particolare attenzione il controllo di:
tipologia e struttura dei prodotti;
mercati di sbocco;
settori e canali di vendita;
composizione del mix del portafoglio prodotti e relativo andamento;
tendenza del fatturato attuale;
stagionalità dei prodotti;
struttura commerciale;
strategie di vendita;
gestione degli ordini, della fatturazione e degli incassi.

AREA ORGANIZZATIVA

Si analizzeranno:
struttura organizzativa;
stile di direzione;
mansioni svolte dagli addetti.
Sarà sicuramente utile costruire un organigramma e un mansionario che ci faccia rendere conto dell’organizzazione generale dell’azienda.

AREA AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO

Verranno analizzati:
i bilanci di esercizio e, di conseguenza, i flussi finanziari;
la struttura dei finanziamenti;
il tipo e la qualità dei rapporti con gli enti finanziatori;
il rapporto tra finanziamenti e investimenti;
la presenza o meno di strumenti di pianificazione e controllo.
Per analizzare le aree sopraelencate in maniera approfondita, sono necessarie informazioni di tipo sia quantitativo che qualitativo.
L’esame dei bilanci e delle situazioni periodiche e la composizione degli indici di redditività e di rendimento dei fattori produttivi consentiranno di analizzare l’andamento della situazione economico-finanziaria dell’azienda e di individuare i possibili rimedi specifici.
Per poter intervenire sul versante dei ricavi e su quello dei costi, è utile anche conoscere i cicli interni aziendali, in modo da acquisire eventuali punti di debolezza e poter intervenire.
L’entità dei costi sostenuti e quella dei ricavi conseguiti non dipende solo da fattori esterni all’azienda, come i prezzi, le condizioni di acquisto, il mercato, la concorrenza, ecc; entrano in gioco anche fattori interni, primi fra tutti l’efficienza con la quale vengono svolti i procedimenti interni come la ricerca delle migliori condizioni di approvvigionamento, le corrette procedure di gestione del magazzino, il rendimento personale, le procedure di vendita, ecc.

Compiere un check-up in questo contesto significa, non soltanto, esaminare alcuni indicatori ma richiede, anche, la conoscenza delle procedure che vengono svolte nelle aree sopra descritte; da qui nasce l’importanza di un’analisi di funzionalità.

Si tratta di svolgere test di qualità delle procedure e dei processi interni per accertarsi che si svolgano in maniera regolare, senza dispersioni, perdite, scorrettezze e sprechi. Questo è un esame volto ad appurare che i processi seguano linee organizzative adeguate in modo che l’attività si svolga nel minor tempo possibile e con la dovuta precisione.

Prendiamo come esempio la produzione e le vendite: un’organizzazione programmata e coordinata tra i due settori consentirà di ridurre al minimo gli stock invenduti, mentre maggiori saranno i rischi di accumulo di rimanenze se non viene svolta una programmazione adeguata.

L’azienda, pertanto, entrerà in uno stato di sofferenza che, prima o poi, si esprimerà nel Conto Economico se:

in azienda c’è confusione di ruoli e di mansioni;
le procedure amministrative vengono svolte con approssimazione;
gli adempimenti fiscali non sono compiuti correttamente.

Per ottenere informazioni di questo tipo, bisogna strutturare report di verifica.
Si possono strutturare innumerevoli check-list a seconda del grado di complessità dell’azienda e dell’impronta che vogliamo dare al check-up.
Per le piccole e medie imprese, il nostro consiglio è quello di strutturare un’unica check-list, con una serie di domande che investono tutte le aree aziendali, in modo da non appesantire troppo il controllo e renderlo il più veloce possibile, vista la difficoltà che si ha nel reperimento di informazioni in una piccola azienda.

Riepilogando

È importante effettuare almeno delle verifiche periodiche dello stato di salute dell’impresa, in modo da cogliere tempestivamente i segnali di un eventuale problema emergente.

L’attività di check-up è funzionale all’introduzione in azienda del controllo di gestione.

Con il check-up, il professionista e l’imprenditore potranno prevedere un tipo di sistema di controllo tarato sulle dimensioni e sulle esigenze specifiche dell’azienda in esame, in modo da proporre una cura adeguata alla patologia riscontrata. Per questo motivo, a seconda dei casi, può essere sufficiente un check-up economico-finanziario come supporto alle scelte aziendali.

Bisogna:

misurare la redditività aziendale;
comprendere se i margini consuntivi rispecchiano quelli preventivati;
prevedere l’andamento dei flussi di cassa;
quantificare concetti tipo efficienza ed efficacia nella gestione economico-finanziaria.

Così sono elencati tutti passi necessari per rendere più ragionate e vantaggiose le scelte da assumere, così come dovrebbe avvenire in ogni impresa che punti non solo al profitto di breve periodo ma anche al mantenimento delle condizioni di economicità.